Уметь правильно начинать – стоит дорого, умение правильно закончить – бесценно

Каждый проект имеет свое начало и конец. Из опыта вижу, что наибольшее внимание менеджеры уделяют началу проекта. Это и понятно, ведь там больше всего неопределенностей и рисков, которые нужно предвидеть и решить.

Потом же проект часто оставляют бежать по инерции, ведь появляются новые проекты с новыми рисками, и фокус руководства перемещается на них. Это естественный процесс, однако не нужно забывать, что какая-то мелочь или недоделка в конце, может уничтожить всю работу с самого начала, или, что еще хуже испортить отношения с заказчиком.

Вместо того, чтобы сосредоточиться на успешном и планируемом окончании проекта, я наоборот вижу ситуацию, когда менеджер просто хочет как можно быстрее „закрыть тему“, дотолкать проект и избавится от него. В итоге финиш получается скомканным и скорее портит общее впечатление от проекта, чем помогает долгосрочному сотрудничеству с заказчиком.

Соотношение оптимального внимания и энергии уделяемой проекту и уровня контроля над проектом, представлено на графике ниже.

Начало проекта

Из графика видно (зеленый график) как быстро растет сосредоточенность на проекте в самом начале на стадии изучения и подготовки. Параллельно, но с некоторой задержкой растет и контроль над проектом (оранжевый график).

Оперативная рутина

После успешного старта, наступает период оперативной рутины, когда проект в фирме бежит по настроенным процессам. Пики внимания на данном этапе представлены проектными сроками и периодическими контролями со стороны менеджмента. Интересный момент, что при сильном снижении концентрации и внимания на проекте на данном этапе, сохраняется высокий уровень контроля над проектом. Это связано с настроенными процессами в организации.

Окончание проекта

Ориентировочно после половины проекта, начинаем готовиться к его завершению. Из графика видно, что это происходит без резких перемен со стороны менеджера. Наконец наступает этап завершения проекта, который проходит под полным контролем и вниманием со стороны менеджера.

Как говориться: „Запоминается начало и конец“. Поэтому окончанию нужно уделять не меньше внимания, чем началу. Мастерство окончательной доводки отличает специалиста среднего уровня от мастера

Пример из жизни

Хочу к данной теме привести пример из жизни, не совсем рабочий, но очень хорошо описывающий основную идею.

Несколько лет назад мы, с теперь уже супругой, готовились к нашей свадьбе. Как это водится, приготовления были долгими, сложными и детальными – также если сравню эти приготовления с мини проектом, то не буду далеко от правды. Было все продумало до мелочей: и церемония, и напитки, и гости, и официальная часть и столы и обеды, и развлечения и логистика.

Все шло как по маслу, без заметных осложнений, и свадьба весело и плавно перешла в неофициальную часть. Там тоже было все хорошо. Единственное, что оставалось открытым было полное окончание мероприятия.

Уже в самом конце к мероприятию подключился обслуживающий персонал, для них это тоже был нелегкий день и мы не были принципиально против – все веселились.

Когда мы решили мероприятие окончательно закончить, то к нашему большому удивлению – это оказалось не так легко организовать. Развеселившийся персонал то где-то ходил, то снова включал музыку, то забывал выставить счет.

Нам потребовалось примерно пол часа, чтобы все поставить на свои места и закончить мероприятие. Это само собой мелочь и ничего страшного не произошло, но это внесло дополнительные осложнения в наш мини проект при том, что все могло пройти намного более гладко. При подготовке, нам даже в голову не пришло, что мы можем столкнуться с такими осложнениями и что нужно действительно продумывать даже окончание свадьбы до таких мелочей.

Все отклонения и ошибки в нашем мини проекте в сравнении с оптимальным изображены также на графике выше, где наглядно видно как снижается наше внимание к проекту (малиновый график) и быстро теряется контроль над ситуацией(красный график) и что в итоге требуется больше усилий в короткий срок для исправления ситуации.

Рабочие примеры

Ниже приведу только ряд примеров в конце проекта, которые могут сильно повлиять на его исход:

• Выбор транспортной компании
• Транспортировка готовых изделий как в фабрике так и к заказчику- неправильная технология строповки, поврежденные канаты и тросы, талрепы
• Ошибки при окончательном монтаже у заказчика – ошибки при затягивании одной гайки, может привести к глобальным нежелательным последствиям на всем проекте
• Подготовка документации для заказчика
• Фактурация
• Ввод оборудования в эксплуатацию
• Сервис

Все приведенные примеры в сравнении с общей длинной и ценой проектов очень незначительные, но их последствия могут свести на нет несколько лет работы целой организации

Поэтому не удивительно, что многие производители уделяют колоссальное внимание окончанию проекта, пост обслуживанию клиентов и сервису, потому что это является частью жизненного цикла продукта и продолжением контакта с заказчиком.

Каждый менеджер должен подумать, что он может  сделать, чтобы хорошо завершить проект. По моему опыту, любой, а особенно сложный проект, где были конфликты и разногласия, должен завершаться благодарностью со стороны менеджера. Это касается поставщиков, смежников и, конечно, Заказчика. У всех, кто работал с этим менеджером, должно остаться приятное послевкусие после работы с ним.

Это особенно важно, когда все уже сделано, и никто никому ничего не должен. Такая благодарность выглядит искренней, и запоминается надолго. В следующий раз работать с этими людьми намного проще.

Удачного дня и успехов в нелегком деле руководителя.

Направляйте мне свои вопросы и замечания или пишите в комментариях, мне важно ваше мнение.

Ваш А.J.